会議のたびに議事録作成へ1時間以上かけていませんか。ChatGPTを活用すれば、録音や文字起こしから議事録を整える作業を大幅に時短できます。本記事では、中小企業がすぐ実践できる議事録作成の具体的な手順とプロンプト例を紹介します。
議事録作成でChatGPTが得意なこと
「要約」「抽出」「整形」が三大強み
ChatGPTは、長い会話の要約、決定事項やToDoの抽出、読みやすい形への整形が得意です。逆に、誰が何を言ったかを完全に正確に再現することは苦手なため、最終確認は人が行う前提で使うのが基本です。
議事録作成の実践手順
ステップ1：文字起こしを用意する
会議を録音し、文字起こしツール（スマホの音声入力やGoogle ドキュメントの音声入力など）でテキスト化します。多少の誤変換があっても、後の要約で吸収できることが多いです。
ステップ2：要約プロンプトを投げる
たとえば次のように指示します。「以下の会議の文字起こしから、(1)決定事項、(2)担当者と期限つきのToDo、(3)次回までの宿題を、それぞれ箇条書きで整理してください。」役割と出力形式を具体的に指定するほど、精度が上がります。
ステップ3：フォーマットに整える
「社内の議事録フォーマット（日時・参加者・議題・決定事項・ToDo）に合わせて整形して」と追加指示すれば、そのまま共有できる形に仕上がります。よく使う形式はテンプレートとして保存しておくと便利です。
そのまま使えるプロンプト例
議事録作成の万能プロンプト
次のプロンプトをコピーして使えば、安定した議事録が得られます。「あなたは議事録作成のプロです。以下の会議の文字起こしをもとに、(1)会議の目的、(2)主な議論の要点を3〜5項目、(3)決定事項、(4)担当者と期限を明記したToDo、(5)次回への持ち越し事項、に分けて整理してください。事実が不明な箇所は『要確認』と記載し、推測で補わないでください。」最後の一文を加えることで、ChatGPTが勝手に内容を創作するのを抑えられます。
用途に応じて指示を足す
社外共有用なら「丁寧な敬体で」、社内用なら「簡潔な箇条書きで」と一文足すだけで、用途に合った仕上がりになります。会議の種類ごとにプロンプトを用意しておくと、毎回ゼロから考える必要がなくなります。また、出力された議事録に対して「この内容を200字で要約して」「この決定事項を関係部署向けの連絡文にして」と続けて指示すれば、共有用の文面まで一気に作成できます。一度の文字起こしから、議事録・要約・連絡文の3点セットを数分で揃えられるのが、ChatGPTを使う最大のメリットです。
議事録以外の会議効率化
アジェンダ作成や振り返りにも
ChatGPTは議事録だけでなく、会議前のアジェンダ作成、長時間会議の論点整理、過去議事録からの「未完了ToDoの洗い出し」にも活用できます。会議の前後を含めて任せることで、会議そのものの質を高められます。当協会の支援現場では、定例会議の議事録から自動でToDo一覧を作り、次回会議の冒頭で進捗確認する運用が好評です。
情報漏洩を防ぐ使い方
議事録には社外秘の情報が含まれることが多いため、入力してよい情報の線引きを社内で決めておくことが重要です。顧客名や個人情報、未公開の経営数値などはマスキング（伏せ字化）してから入力する、または法人向けプランを利用するといった配慮が必要です。最新のデータ取り扱い方針は公式サイトで確認してください。
導入を社内に広げるには
成功例を共有する
一人が議事録作成を効率化できたら、その手順とプロンプトを社内で共有しましょう。具体的な時短効果とともに紹介すれば、他のメンバーも「自分も試してみよう」と前向きになります。仕組みを個人のノウハウで終わらせず、チームの標準にすることで、組織全体の生産性が高まります。
よくある失敗パターンと対策
失敗1：出力をそのまま信じてしまう
ChatGPTは文脈を誤解し、決定していないことを「決定事項」として書くことがあります。対策は、出力を必ず人が確認し、原文と照らし合わせること。特に金額・期限・担当者は要チェックです。
失敗2：毎回ゼロから指示している
都度プロンプトを書いていては時短になりません。当協会が支援したある建設業のお客様（従業員25名規模）では、議事録用のプロンプトを定型化して共有したことで、議事録作成時間が約3分の1になりました。
まとめ
ChatGPTは、文字起こしの要約・ToDo抽出・整形を任せることで議事録作成を大幅に時短できます。情報漏洩対策と最終確認を欠かさなければ、中小企業の会議運営を強力に支援してくれます。まずは社内の定例会議など、機密性の低い会議から試してみるのがおすすめです。慣れてくれば、議事録作成にかけていた時間を、より価値の高い業務に振り向けられるようになります。生成AIの社内活用について相談したい場合は当協会へどうぞ。
