クラウドファイル管理のツールとして、Google Workspace の共有ドライブとDropbox Businessはどちらも中小企業で広く使われています。しかし「Dropboxを使っているがGoogle Workspaceに移行すべきか」「どちらが自社に合うか」という選択で迷う企業は多いです。本記事では両サービスを徹底比較して選び方のポイントを解説します。
基本機能と価格の比較
Google Workspace 共有ドライブ
Google Workspaceの共有ドライブはBusinessプランに含まれるチームファイル管理機能です。プラン別のストレージ：Starter（30GB/人）、Business Standard（2TB/人）、Business Plus（5TB/人）。最大の特徴は「ファイルの所有者が組織になる」点で、退職した社員のファイルが消える問題が発生しません。GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートとの完全統合も魅力です。
Dropbox Business
Dropbox Businessはファイル同期・共有に特化したクラウドストレージです。Businessプランは月$15/人〜（年払い時）でストレージ9TB（チーム全体）から。最大の強みはOSを問わないクライアントアプリの完成度で、Windows・Mac・Linuxいずれでもローカルフォルダのようにスムーズに使えます。Officeファイルの直接編集・バージョン管理・チームフォルダ管理が得意です。
ファイル操作性の比較
Officeファイルとの親和性
WordやExcelファイルを主に扱う企業にとって、DropboxはMicrosoft Officeとの統合が優れています。DropboxからOfficeファイルをダブルクリックするとデスクトップのWordが直接開き、保存すると自動的にクラウドに反映されます。Google Workspaceの場合はOfficeファイルをGoogleドキュメント形式に変換して編集するのが標準フローで、細かいフォーマット差異が発生することがあります。
リアルタイム共同編集
複数人が同時にドキュメントを編集する用途ではGoogle Workspaceが圧倒的に優れています。Googleドキュメント・スプレッドシートのリアルタイム共同編集は業界最高水準です。Dropboxも「Paper」機能でリアルタイム編集が可能ですが、スプレッドシートはOffice連携に依存するため、同時編集の滑らかさはGoogle Workspaceに劣ります。
セキュリティとコンプライアンス
両サービスともISO 27001認証取得・データ暗号化（転送中・保存中）・二要素認証に対応しています。大きな違いはデータの保存場所の指定で、Google Workspace は特定のリージョン（日本・EU等）を指定できます。Dropboxも同様のデータ保存場所の指定が可能です。情報セキュリティポリシーに厳しい業種は両者のセキュリティホワイトペーパーを比較検討してください。
どちらを選ぶべきか
Google Workspaceをすでに使っている企業なら、追加費用なしに利用できる共有ドライブを活用しない理由はほぼありません。新規に検討する場合は、「ExcelやWordの高度な書式を頻繁に使う・Windowsデスクトップ環境が中心」ならDropbox、「共同編集が多い・Googleサービスとの連携を重視・コスト効率を優先」ならGoogle Workspaceが向きます。詳細な移行支援は当協会のDX支援サービスにお問い合わせください。
まとめ
Google Workspace 共有ドライブとDropbox Businessはどちらも優れたクラウドファイル管理ツールです。既存のワークフロー・使用しているOfficeアプリとの相性・チームの作業スタイルを基準に選択することを推奨します。
Google Workspace 共有ドライブへの移行手順と注意点
Dropbox BusinessからGoogle Workspace 共有ドライブへ移行する際、データの移し方を誤るとファイルへのアクセス権が失われることがあります。以下の手順で安全に移行しましょう。
移行前の準備
まず現在のDropbox上のフォルダ構成を把握し、Google Workspace 共有ドライブの設計を先に決めましょう。「部門別」「プロジェクト別」など、自社に合った構造を設計してから移行を開始することで、移行後の混乱を防げます。また移行前に古いファイルや重複ファイルを整理しておくと、移行作業がスムーズになります。
段階的な移行を推奨する
全データを一度に移行するのではなく、部門ごとまたはプロジェクトごとに段階的に移行しましょう。移行後は旧DropboxとGoogle Driveを一定期間並行運用し、問題がないことを確認してからDropboxを解約するのが安全です。
