Chatworkのタスク管理機能で社内の進捗管理を仕組み化する方法

Chatworkのタスク管理機能とは、チャットメッセージの中から「誰が」「何を」「いつまでに」やるべきかをその場でタスク化し、担当者・期限つきで管理できる機能です。メールやチャットのやり取りの中で依頼したはずの作業が忘れられてしまう、口頭で頼んだ内容の期限があいまいになる、といった中小企業の現場でよくある「依頼の抜け漏れ」を、追加のツールを導入せずに解消できます。

本記事では、Chatworkのタスク管理機能を使った進捗管理の仕組み化について、具体的な運用方法、料金プラン、Notion・kintoneといった専用タスク管理ツールとの違い、注意点までを解説します。

Chatworkのタスク管理機能とは

Chatworkでは、チャットのメッセージ画面から直接「このメッセージをタスクにする」という操作ができ、担当者と期限を指定するだけでタスクが作成されます。作成されたタスクは、個人ごと・グループごとの「タスク一覧」画面に自動的に集約され、期限が近づくと通知が届く仕組みです。会話の流れの中で依頼が生まれた瞬間にそのままタスク化できるため、別のツールに転記する手間がかかりません。

マイタスクと依頼したタスクの違い

Chatworkのタスク画面では「自分が担当のタスク」と「自分が依頼したタスク」を分けて確認できます。管理職やプロジェクトリーダーは「依頼したタスク」の一覧を定期的に確認するだけで、部下やメンバーへの依頼が滞っていないかをチェックできます。

進捗管理を仕組み化する具体的な運用方法

タスク機能を「使えば便利」で終わらせず、社内の仕組みとして定着させるには、いくつかの運用ルールを決めておくことが重要です。まず、口頭やメールでの依頼を禁止し、「依頼は必ずChatworkのタスクにする」というルールを全社で統一します。次に、毎朝または週初めに「今週の自分のタスク一覧」を各自が確認する時間を業務の中に組み込みます。さらに、期限が過ぎたタスクは自動的に赤字表示されるため、週次のミーティングで「期限超過タスク」だけを確認する運用にすると、進捗管理の会議自体を短縮できます。

加えて、グループチャットごとに「タスク化する内容」の粒度をあらかじめ決めておくことも重要です。たとえば「1メッセージ1タスク」を原則にし、複数の依頼を1つのメッセージにまとめて書かないようにするだけで、タスク一覧の見やすさが大きく変わります。プロジェクトの規模が大きくなってきたら、グループチャットを案件単位で分け、タスクも案件ごとに集計できるようにしておくと、後から進捗管理ツールへ移行する際もスムーズです。

料金プラン

他ツールとの比較

Chatworkのタスク機能は「専用のタスク管理ツールを新たに覚える負担なく、日々の細かい依頼を漏らさず管理したい」という用途に向いており、案件全体の進捗を数値で可視化したい場合はkintoneやNotionとの併用が現実的です。

使い方（Step1〜5）

Step1：社内の「依頼は口頭・メールではなくChatworkのタスクで行う」というルールを決める

Step2：既存のグループチャットで、メッセージ右上のメニューから「タスクに追加」を使う操作を全員に周知する

Step3：担当者・期限を必ず設定する運用を徹底する（期限未設定のタスクを作らない）

Step4：毎朝または週初めに「自分のタスク一覧」を確認する時間を業務フローに組み込む

Step5：週次会議では「期限超過タスク」の一覧だけを画面共有し、対応状況を確認する

Slack・Microsoft Teamsのタスク機能との違い

SlackやMicrosoft Teamsにも、外部アプリと連携すればタスク管理機能を追加できますが、いずれも「標準機能だけでは簡易的なリマインダー止まり」で、本格的なタスク管理には別途連携アプリの契約が必要になるケースが多いのが実情です。一方Chatworkは、追加のアプリ連携なしに標準機能だけでタスクの作成・担当者設定・期限管理・一覧表示まで完結する点が強みです。すでにChatworkを社内連絡に使っている中小企業であれば、新たに費用をかけずにタスク管理を始められます。専用ツールの選定・比較検討にかかる時間そのものを省略できる点も、リソースの限られる中小企業にとっては見逃せないメリットです。

活用事例

建設業のお客様（従業員15名規模）：現場ごとの資材発注依頼をChatworkのタスクで管理するように変更。以前は口頭での依頼が後回しになり発注漏れが発生していましたが、タスク化後は期限超過が可視化され、発注漏れがほぼなくなりました。

広告代理店のお客様（従業員22名規模）：クライアントへの提出物の社内チェック依頼をタスク化。誰の確認待ちで納品が止まっているかが一目でわかるようになり、納期遅延の相談件数が減少しました。

士業事務所のお客様（従業員8名規模）：顧客対応の折り返し連絡をタスクとして管理。担当者が不在の際も他のスタッフがタスク一覧を見て代理対応できる体制になりました。属人化していた顧客対応が、誰でも状況を引き継げる体制に変わったことで、担当者の急な休みにも対応しやすくなったといいます。

デメリット・注意点

タスクの粒度がバラバラになりやすい

ルールを決めないまま運用すると、人によってタスクの粒度（細かく分けるか、まとめて1つにするか）がバラバラになり、一覧性が損なわれます。

案件全体の進捗を俯瞰する機能は弱い

個々のタスクの完了・未完了は追えますが、案件全体の進捗率やガントチャートのような俯瞰表示には向いていません。

フリープランはメッセージ閲覧に制限がある

無料プランでは過去のメッセージ閲覧が40日程度に制限されるため、タスクの背景となるやり取りを後から追いにくいことがあります。長期のプロジェクトで後から経緯を確認したい場合は、有料プランへの切り替えを検討する必要があります。

通知が多くなりすぎて埋もれることがある

タスクの依頼・完了・期限超過のたびに通知が届くため、タスク数が多い部署では通知そのものが埋もれてしまい、かえって見落としが増えることがあります。重要度の高いタスクには絵文字やタイトルの先頭に優先度を示す記号をつけるなど、視認性を上げる工夫が有効です。あわせて、緊急度の低い定例タスクと即対応が必要なタスクを別のグループチャットに分けておくと、通知の埋没をさらに防げます。

よくある失敗パターンと対策

失敗パターン1：一部の人だけがタスク機能を使い定着しない→ 対策：管理職が率先して依頼をタスク化し、口頭依頼を受けたら「タスクにして送り直してください」と促す文化を作る。

失敗パターン2：期限だけ設定して完了確認をしない→ 対策：週次会議で期限超過タスクを必ず確認するアジェンダを固定化する。

失敗パターン3：タスクの内容が曖昧で担当者が困る→ 対策：「〇〇を確認する」ではなく「〇〇の見積書を△△社に金曜17時までに送付する」のように、完了条件がわかる粒度でタスクを書く運用ルールを決めておく。

当協会がお客様のチャットツール活用を支援する中でも、「タスク管理ツールを新規導入する前に、まず今使っているチャットツールのタスク機能をきちんと使いこなせているか確認する」ことをおすすめするケースが多くあります。詳しくは当協会のDX支援サイトもご覧ください。

まとめ

Chatworkのタスク管理機能は、新しいツールを覚えることなく、日々のチャットの延長で依頼と進捗を可視化できる手軽さが強みです。運用ルールを決めて全社で統一すれば、専用のタスク管理ツールを導入する前段階として十分に機能します。まずは「依頼は必ずタスク化する」というシンプルなルールを1つのチームで試し、効果を確認してから全社に広げていくのが、無理なく定着させるコツです。