メールで届く請求書を、毎回手で保存して上長に承認を回して……という処理に時間を取られていませんか。Microsoft 365 に含まれるPower Automateを使えば、請求書処理のワークフローを自動化できます。本記事では、その具体的な手順を解説します。
Power Automateとは
Microsoft 365に統合された自動化ツール
Power Automateは、Microsoftが提供する業務自動化ツールです。OutlookやSharePoint、Teamsなど、普段使っているMicrosoft 365 のサービスと連携して作業を自動化できます。すでにMicrosoft 365 を導入している中小企業なら、追加コストを抑えて始めやすいのが利点です。
請求書処理ワークフローの作り方
ステップ1：メール添付を自動で仕分ける
「件名に『請求書』を含むメールを受信したら」をトリガーにし、添付ファイルを指定のSharePointやOneDriveフォルダへ自動保存するフローを作ります。これだけで、手作業のダウンロード・保存がなくなります。
ステップ2：承認依頼を自動送信
保存と同時に、承認担当者へTeamsやメールで承認依頼を自動送信します。Power Automateの「承認」機能を使えば、承認・却下のボタン付きで依頼でき、判断もワンクリックで完了します。
ステップ3：処理結果を記録する
承認結果をExcelやSharePointリストに自動記録すれば、「どの請求書がいつ承認されたか」の履歴が残ります。経理処理や監査対応の際にも役立ちます。
クラウドの請求書受領サービスと組み合わせる
近年は、メールやクラウドで請求書を受け取る取引先が増えています。受領した請求書のデータをPower Automateで自動的に指定フォルダへ格納し、承認フローに乗せれば、電子帳簿保存法が求める電子保存にも対応しやすくなります。紙とデータが混在しがちな請求書管理を、デジタル中心の流れに整理できるのが大きな利点です。法令の要件は変更されることがあるため、保存方法の詳細は公式情報もあわせて確認しましょう。
中小企業での活用と注意点
当協会の支援現場では、請求書だけでなく、見積依頼や経費申請など「受領→承認→記録」の流れを持つ業務全般にPower Automateが活用できています。ただし、利用にはMicrosoft 365 のプランや権限設定が関わるため、最新の機能・ライセンス要件は公式サイトでご確認ください。
テンプレートから始めると簡単
用意された雛形を活用する
Power Automateには、よく使われる自動化の「テンプレート」が多数用意されています。「メールの添付ファイルを保存する」「承認を依頼する」といった定番の処理は、テンプレートを選んで一部を自社向けに変更するだけで作れます。ゼロから組み立てる必要がないため、初めての人でも取り組みやすいのが特長です。まずはテンプレートで小さな自動化を1つ完成させ、仕組みを理解してから自社固有のフローに挑戦するとよいでしょう。
請求書以外への応用
「受領→承認→記録」型の業務に幅広く
今回紹介した請求書処理のフローは、見積依頼・経費申請・休暇申請・備品購入など、「何かを受け取って、承認して、記録する」という流れを持つ業務全般に応用できます。一度作り方を覚えれば、社内のさまざまな承認業務を次々と自動化していけます。当協会が支援した企業でも、最初に請求書処理を自動化した担当者が、その後自力で経費精算のフローまで作れるようになった例があります。自動化のスキルは、一度身につけば社内の財産になります。
自動化の効果を測る
削減できた時間を記録する
自動化を導入したら、どれだけの作業時間が削減できたかを記録しておきましょう。「請求書処理が月10時間から2時間になった」といった数字は、さらなる自動化への投資判断や、社内での横展開を後押しする材料になります。効果を見える化することで、自動化の取り組みが社内で評価され、広がっていきます。
よくある失敗パターンと対策
失敗1：例外処理を想定していない
「件名に請求書と入っていないメール」など想定外のケースで処理が漏れるパターンです。対策は、最初は対象を限定し、運用しながら条件を広げること。
失敗2：担当者が変わってフローが止まる
当協会が支援したある卸売業のお客様（従業員30名規模）では、承認者の退職でフローが止まった経験から、承認者をグループ指定に変更し、特定個人に依存しない設計にしました。属人化を避ける工夫が安定運用の鍵です。
まとめ
Power Automateを使えば、請求書の保存・承認・記録という定型業務を自動化できます。Microsoft 365 を使う中小企業なら始めやすく、他の承認業務にも応用できます。自動化の進め方を相談したい場合は当協会へお問い合わせください。
